Wanneer kun je als bedrijf een incassobureau inschakelen?

Wanneer je klant niet binnen de afgesproken betalingstermijn betaalt, kun je een incassobureau inschakelen. Een incassobureau neemt de zorg voor je openstaande factuur of facturen over en probeert het bedrag te innen wat de debiteur je verschuldigd is. Dit gebeurt vaak via een gestandaardiseerd traject, waarin het incassobureau de tussenpersoon is tussen jou als schuldeiser en de klant die verzuimd heeft te betalen. Hoe zien de werkzaamheden eruit en waar moet jij als ondernemer op letten? Dit artikel gaat er dieper op in.

De werkzaamheden van een incassobureau 

Als je een incassobureau gaat inschakelen, is er vaak een in de praktijk bewezen traject wat het incassobureau gaat volgen. Deze strategie hebben zij ontwikkeld en zul je terugzien in de gemiddelde betaaltermijn van het incassobureau. In de regel zal het incassobureau altijd beginnen met het sturen van een betalingsherinnering, oftewel een aanmaning. Als het goed is, heb jij de debiteur ook al een betalingsherinnering gestuurd. De debiteur heeft 14 dagen de tijd gekregen om deze te betalen. Na het versturen van meerdere aanmaningen zal het incassobureau telefonisch contact opnemen met de debiteur. Wordt er hierna nog steeds geen gehoor gegeven? Dan kan een incassobureau een deurwaarder inschakelen. Een incassobureau inschakelen is nog niet een juridische stap zetten, een deurwaarder inschakelen is dit wel.

Een incassobureau inschakelen: wat mag wel en wat mag niet?

Een incassobureau heeft geen wettelijke macht zoals een deurwaarder dat heeft. Een deurwaarder wordt door een incassobureau ingeschakeld als de openstaande factuur na de inspanningen niet wordt betaald. Een deurwaarder heeft de macht om een dagvaarding uit te brengen, inboedel in beslag nemen of een huis te ontruimen. Dit zijn allemaal bevoegdheden die een incassobureau niet heeft. Als je een incassobureau inschakelen gaat, heeft deze dus geen wettelijke macht maar een strategie in aanpak om de betaling snel te krijgen. Een incassobureau mag niet de schijn opwekken dat het een rechterlijke macht is. Dit is vroeger wel voorgekomen, door bijvoorbeeld een brief te sturen met een ‘conceptdagvaarding’. De consumentenbond heeft dit bestempeld als misleidend. 

Een gecertificeerd incassobureau inschakelen is altijd beter 

Als je een betrouwbaar incassobureau inschakelen wilt, kun je het beste voor een incassobureau kiezen dat een certificaat heeft van de Nederlandse Vereniging voor Gecertificeerde Incasso-ondernemingen (NVI). Deze onafhankelijke organisatie heeft een module waarin werknemers van aangesloten incassobureaus getest worden op hun kennis over NVI, WIK en algemene kennis over debiteur-schuldeiser relaties. Ook heeft de NVI gedragsregels opgesteld waar iedere werknemer zich aan moet houden.  

De kosten van een incassobureau 

De kosten van een incassobureau zijn wettelijk vastgesteld. De kosten worden in rekening gebracht bij de debiteur. Een incassobureau inschakelen kost jou als crediteur vaak niets. De kosten zijn afhankelijk van de hoogte van de schuld. Als je openstaande factuur minder dan 2500 euro is, vraagt het incassobureau maximaal 15%. Dit percentage verandert naarmate de schuld hoger wordt. Over de tweede 2500 euro vraagt het incassobureau maximaal 10%. Voor de 5000 euro daarna geldt een percentage van 5%, en voor de 190.000 euro 1%. De kosten van een incassobureau kunnen wel flink oplopen. Maar, gelukkig is dit voor jou als schuldeiser vaak niet relevant. Als er een rechtszaak komt, hangt het af van de uitspraak of het je geld gaat kosten. Probeer dus altijd een rechtszaak te voorkomen.